Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, email vẫn là phương tiện giao tiếp chính trong môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít người gặp phải tình trạng email công ty gửi đi bị vào spam, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả truyền thông và uy tín thương hiệu. Vậy nguyên nhân thực sự của vấn đề này là gì? Làm thế nào để khắc phục triệt để?
Nếu máy chủ gửi email của bạn sử dụng địa chỉ IP từng bị lạm dụng để phát tán thư rác, thì khả năng rất cao các email công ty gửi đi bị vào spam. Các hệ thống chống spam sẽ so sánh IP gửi với hàng loạt danh sách đen (Spamhaus, Barracuda, Sorbs…), và nếu có kết quả trùng khớp, thư sẽ bị đánh dấu là spam.
Cấu hình xác thực email chưa chuẩn (SPF, DKIM, DMARC)
Một trong những nguyên nhân kỹ thuật phổ biến khiến email công ty gửi đi bị vào spam là việc không cấu hình đầy đủ các bản ghi xác thực:
SPF (Sender Policy Framework): Giúp máy chủ nhận email xác minh rằng email được gửi từ một máy chủ được ủy quyền bởi tên miền của bạn. Nếu thiếu SPF hoặc cấu hình sai, email của bạn có thể bị coi là giả mạo.
DKIM (DomainKeys Identified Mail): Thêm một chữ ký số vào email, cho phép máy chủ nhận kiểm tra xem email có bị sửa đổi trong quá trình truyền tải hay không và nó có thực sự đến từ tên miền được chỉ định.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): Là một chính sách cho phép bạn chỉ định cách máy chủ nhận email xử lý các email không vượt qua kiểm tra SPF hoặc DKIM. DMARC cũng cung cấp báo cáo về các email không hợp lệ, giúp bạn giám sát và cải thiện khả năng gửi email.
Việc thiếu một trong ba bản ghi trên sẽ làm giảm độ tin cậy của email, khiến chúng dễ bị đánh dấu là spam.
Nội dung email bị nghi ngờ là spam
Ngay cả khi các yếu tố kỹ thuật được cấu hình tốt, nội dung email vẫn có thể là nguyên nhân khiến email công ty gửi đi bị vào spam. Các bộ lọc spam rất tinh vi và liên tục cập nhật để nhận diện các dấu hiệu của thư rác.
Sử dụng từ ngữ “spammy”: Các từ như “miễn phí”, “ưu đãi đặc biệt”, “nhận ngay”, “tiền mặt”, “chiến thắng”, “khẩn cấp” và các ký tự đặc biệt, viết hoa quá nhiều có thể kích hoạt bộ lọc spam.
Tỷ lệ hình ảnh/văn bản không cân đối: Email chủ yếu là hình ảnh với ít văn bản có thể bị coi là đáng ngờ.
Liên kết đáng ngờ hoặc rút gọn: Sử dụng các dịch vụ rút gọn liên kết không rõ nguồn gốc hoặc liên kết đến các trang web có danh tiếng xấu có thể khiến email của bạn bị chặn.
Lỗi chính tả và ngữ pháp: Một email chứa nhiều lỗi có thể bị coi là không chuyên nghiệp và có nguy cơ bị lọc spam.
Mã HTML kém chất lượng: Email được thiết kế bằng mã HTML cẩu thả hoặc không tương thích với các ứng dụng email khác nhau cũng có thể gây ra vấn đề.
Danh sách người nhận kém chất lượng
Chất lượng danh sách người nhận là yếu tố cực kỳ quan trọng. Gửi email đến một danh sách không được quản lý tốt sẽ khiến email công ty gửi đi bị vào spam với tần suất cao.
Địa chỉ email không tồn tại hoặc không hợp lệ: Gửi đến các địa chỉ email không còn hoạt động sẽ dẫn đến tỷ lệ trả lại cao (bounce rate). Tỷ lệ trả lại cao là một tín hiệu xấu cho các nhà cung cấp dịch vụ email.
Người nhận không tương tác: Gửi email liên tục đến những người không mở hoặc không tương tác với email của bạn có thể làm giảm điểm tin cậy trên tên miền của bạn.
Người nhận đánh dấu spam: Đây là vấn đề nghiêm trọng nhất. Nếu nhiều người nhận đánh dấu email của bạn là spam, các nhà cung cấp dịch vụ email sẽ nhanh chóng đưa email của bạn vào thư mục rác.
Hành vi gửi email không phù hợp
Cách chúng ta gửi email cũng ảnh hưởng lớn đến việc liệu email công ty gửi đi bị vào spam hay không.
Gửi email với số lượng lớn đột ngột: Nếu hệ thống mail của công ty gửi hàng loạt email chỉ trong vài phút, bộ lọc spam sẽ coi đây là hành vi phát tán thư rác. Đó là lý do nhiều email công ty gửi đi bị vào spam khi thực hiện chiến dịch marketing thiếu kiểm soát.
Không có tùy chọn hủy đăng ký rõ ràng: Luật pháp yêu cầu các email marketing phải có tùy chọn hủy đăng ký rõ ràng. Nếu không có, người nhận có thể chọn đánh dấu spam thay vì hủy đăng ký.
Không tuân thủ các quy định: Các quy định như GDPR (Châu Âu) hoặc CAN-SPAM (Mỹ) đưa ra các yêu cầu về việc gửi email hợp pháp. Vi phạm các quy định này có thể dẫn đến việc email bị chặn hoặc phạt tiền.
Giải pháp thực tế để khắc phục tình trạng email công ty gửi đi bị vào spam
Dùng công cụ kiểm tra IP server mail và domain
Một số công cụ hữu ích bạn có thể dùng để kiểm tra IP/domain của mình có bị đưa vào danh sách đen (blacklist) không:
Bạn cần đảm bảo rằng tên miền đã được cấu hình đúng các bản ghi xác thực để giúp server mail nhận dạng email của bạn là hợp pháp.
Tối ưu nội dung email
Viết tiêu đề rõ ràng, không giật gân.
Tránh dùng toàn chữ in hoa hoặc dấu chấm than liên tiếp.
Nội dung nên cân bằng giữa văn bản và hình ảnh.
Chèn thông tin liên hệ rõ ràng và tùy chọn hủy nhận email.
Điều chỉnh hành vi gửi email
Gửi email nhất quán và có lịch trình: Duy trì một lịch trình gửi email đều đặn để các ESP nhận diện bạn là một người gửi đáng tin cậy.
Cung cấp tùy chọn hủy đăng ký rõ ràng: Đảm bảo rằng mỗi email marketing đều có một liên kết hủy đăng ký dễ thấy và hoạt động.
Tuân thủ các quy định về email: Nắm rõ và tuân thủ các luật như GDPR, CAN-SPAM Act, và các quy định khác liên quan đến email marketing ở khu vực của bạn.
Chuyển đổi sử dụng nhà cung cấp email uy tín
Đừng để email công ty bị rơi vào hộp thư rác! Việc sử dụng nhà cung cấp email uy tín không chỉ giúp tăng độ tin cậy khi gửi thư mà còn đảm bảo bảo mật, tốc độ và khả năng tích hợp vượt trội.
Zoho Mail – Nền tảng email bảo mật cao, không quảng cáo, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với chi phí hợp lý.
Microsoft 365– Giải pháp toàn diện từ Microsoft, tích hợp Outlook, Teams, OneDrive, giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp. Ngoài ra với Exchange Online cũng cấp 1 dịch email đáng tin cậy và bảo mật cao cho doanh nghiệp.
GADITI Email – Dịch vụ email doanh nghiệp được tối ưu riêng cho thị trường Việt Nam, hỗ trợ cấu hình SPF, DKIM, DMARC chuẩn xác, giảm thiểu rủi ro spam.
GADITI là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm bản quyền & dịch vụ IT cho doanh nghiệp SMB. Với thế mạnh là đội ngũ chuyên gia CNTT chuyên nghiệp, đã qua đào tạo bài bản & được cấp chứng chỉ quốc tế và trong nước, chúng tôi có thể giúp bạn mua bản quyền, gia hạn, nâng cấp các gói Microsoft, Zoho, Google với báo giá tốt nhất cũng như tất cả phần mềm/sản phẩm, đặc biệt là doanh nghiệp được miễn phí hỗ trợ cài đặt và khắc phục sự cố.
Lợi ích của khách hàng khi mua bản quyền tại GADITI:
Giá License cạnh tranh, chúng tôi giúp khách hàng tối ưu chi phí vận hành nhất có thể, đồng thời đưa ra tư vấn cấp phép bản quyền tốt nhất.
Minh bạch về giá giấy phép bản quyền, miễn phí tư vấn.
Giảm chi phí, tối ưu hệ thống công nghệ doanh nghiệp từ chuyên gia IT.
Đối tác của Microsoft/Zoho có năng lực được chứng nhận, nếu bạn cần hỗ trợ từ các chuyên gia bảo mật.
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ GADITI
Địa chỉ: 161E1 Trung Mỹ Tây 13A, Phường Trung Mỹ Tây, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
